Stadgar för

NORDISKA LITTERATUR- OCH BIBLIOTEKSKOMMITTÉN
(Nordbok)

fastställda av Nordiska ministerrådet den 5.12.2000 och gällande från 1.1.2001. Samtidigt upphör stadgarna fastställda den 24.5. år 1996. Etablerandet av kommittén godkändes av Nordiska ministerrådet (kulturministrarna) den 19.4.1989.


§ 1 Målsättning
litteratur- och bibliotekskommittén NORDBOK, nedan kallad kommittén, har som uppgift att befrämja och vidareföra det nordiska samarbetet inom ramen för dess mandat. Kommitténs alla verksamhetsformer och aktiviteter bör syfta till en hög nordisk profil och bidra till den nordiska nyttan så att verksamheten skapar ett nordiskt mervärde utöver de rent fackliga samarbetsresultaten.

Kommittén skall utveckla och stärka det nordiska samarbetet när det gäller kunskapen om och utbredningen av nordisk litteratur både för barn och vuxna, samt utveckla och stödja särskilda åtgärder för utbredningen av litteratur på minoritetsspråk i Norden.

Kommittén skall stödja och stärka samarbetet mellan de nordiska folkbiblioteken.

Kommittén skall samarbeta med nationella organisationer och institutioner på ovan nämnda områden och med de övriga nordiska kommittéerna när detta kan främja NORDBOKs mål.

Kommittén skall i sitt arbete lägga vikt vid åtgärder, som kan värna om och stärka den nordiska språkgemenskapen och främja nordisk språkförståelse.

Kommittén utgör en del av Nordiska ministerrådets organisation. Vid kommitténs utåtriktade aktiviteter skall sambandet mellan Nordiska ministerrådet och NORDBOK därför göras tydligt i syfte att stärka den nordiska profilen.

Kommittén bör i hela sin verksamhet eftersträva en hög nordisk profil och syfta till att skapa ett nordiskt mervärde inom sitt verksamhetsområde.


§ 2 Verksamhet och arbetsuppgifter

För att nå sina mål skall kommittén särskilt:

• fördela medel till översättning av nationell, nordisk litteratur till andra språk i Norden, (jfr. Riktlinjer för fördelning av stöd till översättning och utgivning av nordisk litteratur).
• verka för utgivning och spridning av tal- och punktskriftsböcker, samt för översättning, utgivning och spridning av lättlästa böcker för olika grupper av lässvaga.
• fördela stöd till arrangerande av nordiska författar- och översättarkurser.
• administrera och fördela medel till samarbete mellan nordiska folkbibliotek, (jfr. Riktlinjer för fördelning av stöd till nordiskt folkbibliotekssamarbete).
• fungera som rådgivande organ för Nordiska ministerrådet och dess organ och som remissinstans inom sitt ansvarsområde.
• utveckla arbetet med att göra nordisk litteratur tillgänglig, inklusive distributionen av nordisk litteratur på originalspråket.
• ta initiativ till åtgärder som främjar utbredningen av och kunskapen om nationell nordisk litteratur i grannländerna i Norden.
• arbeta för utbyte av videokassetter och ljudkassetter mellan folkbiblioteken i Norden.
• stödja åtgärder som stärker nordiskt deltagande i det internationella samarbetet på litteratur- och biblioteksområdet.
• informera om sitt ansvarsområde utanför Norden.
• visa särskilt ansvar för litteratur för barn och ungdom inom alla ovan nämnda områden.


§ 3 Ledning

I. Tillsättning och ansvar

Kommittén tillsätts av och är ansvarig inför Nordiska ministerrådet (kulturministrarna).

Kommittén ansvarar för den långsiktiga strategiska planeringen, utifrån de syften/målsättningar för kommittén som ministerrådet angivit. Kommittén är, inom de ramar som Nordiska ministerrådet angivit, ett policy-skapande organ inom sitt fackområde och skall behandla frågor av större betydelse rörande målsättning, verksamhetsinriktning, ekonomi och budget samt svara för att resultaten regelbunden följs upp och utvärderas.


II. Sammansättning m. m.

Kommittén består av 9 ordinarie ledamöter, från alla språkområden i Norden. Därutöver utses personliga suppleanter för de ordinarie ledamöterna.

Dessa skall utnämnas av Nordiska ministerrådet, 6 efter förslag från de nationella departementen i Danmark, Finland (2 st, en Finsk och en Finlandsvensk), Island, Norge och Sverige och 3 efter förslag från respektive Färöarnas landsstyre (Føroya Landsst_ri), Grönlands hjemmestyre (Namminersonerullutik oqartussat) och Samerådet (S‡mir‡ddi).

åland kan utnämna en permanent expert med tal- utan rösträtt i kommittén.

Kommitténs ledamöter skall ha en solid förankring i minst ett av de fackområden kommittén har ansvar för, antingen genom erkänd litterär, språklig eller konstnärlig verksamhet eller genom motsvarande administrativ verksamhet.

Den personliga suppleanten deltar endast i kommittémötet vid förfall för den ordinarie ledamoten.

Kommittéledamöter och suppleanter utses för en tid om högst fyra år åt gången och sitter endast två mandatperioder i följd. Vart annat år väljs ett jämnt antal kommittéledamöter och suppleanter, och vart annat år väljs ett ojämnt antal.

Vid utnämning av en kommittéledamot skall risken för jäv undvikas. En kommittéledamot får inte delta i behandlingen av frågor, om kommittéledamoten har ett personligt intresse i ärendet eller om ledamoten kan komma att inneha en dubbel roll. Alla kommittéledamöter är skyldiga att själva uppmärksamma eventuella jävssituationer.

Jämställdhet mellan könen skall eftersträvas vid utnämnande av ledamöter i kommittén.

Kommitténs möteskostnader belastar kommitténs budget.


III. Arbetsformer

Kommittén utser inom sig ordförande och vice ordförande. Ordförandeskapet skall rotera mellan länderna. En ordförandeperiod kan uppgå till högst två år och en kommittéledamot kan vara ordförande högst två perioder i följd. Valet av ordförande och vice ordförande skall meddelas Nordiska ministerrådets sekretariat.

Kommittén är beslutsför när representanter från minst fyra länder är närvarande. Varje ledamot har en röst. Ledamot äger rätt att lägga ner sin röst. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst.

Kommittén sammanträder när ordföranden så bestämmer eller när minst tre kommittémedlemmar eller ledaren av sekretariatet begär det.

Det skall föras protokoll från kommittémötena och alla beslut skall protokollföras. Protokollet sänds till ministerrådets sekretariat för kännedom.

Kommitténs sekretariatsfunktion tillvaratas av en värdinstitution i ett nordiskt land. Nordiska ministerråds sekretariat ansvarar för ett avtal om sekretariatsuppgifterna med denne värdinstitution.

Värdsinstitutionen har arbetsgivaransvaret till fullo för personal som arbetar för kommittén.

Ledaren av sekretariatet är normalt kommitténs föredragande och sekreterare och har vidare ansvaret för beredning av de ärenden, som föreläggs kommittén, och för verkställande av kommitténs beslut.

Kommittén träffar närmare bestämmelser om utförandet av sitt uppdrag i en arbetsordning. I arbetsordningen skall ingå etablering av en eller flera ad hoc-referensgrupper och riktlinjer för ad hoc-referensegruppernas arbete. Referensgrupperna skall bestå av representanter som med hänsyn till ad hoc-gruppens uppgifter/problemställningar/arbete representerar relevanta fackområden på litteratur- och biblioteksfältet. Dessa grupper skall fungera som utvidgat stöd till kommitténs remissarbete och övergripande policyfrågor.


IV. Beslutsformer

Kommittén kan fatta beslut i olika former:
• Vid ordinarie möte
• Vid telefonmöte
• Genom skriftlig procedur (inkl. elektronisk post)

Kommitténs alla beslut skall protokollföras.

Kommittén kan delegera beslutanderätten i ärenden, som inte är av principiell eller av större betydelse till sekretariatet och/eller ordföranden.


§ 4 Administration

Ledaren för sekretariatet ansvarar för kommitténs löpande verksamhet.

Kommittén skall fullgöra sitt arbete i nära kontakt med berörda delar av Nordiska ministerrådet och dess sekretariat, bl. a. genom att ministerrådssekretariatet vid behov kan vara representerat på kommitténs möten.

Representanten för ministerrådet deltar inte i kommitténs beslut.

Kommittén är inte ett rättsligt subjekt och kan därmed inte göra egna juridiska avtal. Avtalen görs antingen via sekretariatet för kommittén eller Nordiska ministerrådet.


§ 5 Finansiering och ekonomi

Kommitténs verksamhet finansieras helt eller delvis över Nordiska ministerrådets budget.

Nordiska ministerrådets "Økonomireglement for virksomheder finansieret over Nordisk Ministerråds budget" och det internordiska revisionsreglementet för medel beviljade av de nordiska parlamenten till Nordiska ministerrådet m.fl. gäller för värdsinstitutionen för kommittén. Härutöver kan Nordiska ministerrådet (samarbetsministrarna) utfärda ytterligare instruktioner för kommittéernas förvaltning och ekonomi.

Kommitténs årsredovisning, som omfattar årsräkenskaper och verksamhetsberättelse, skall av kommittén tillsammans med revisionsberättelsen överlämnas till Nordiska ministerrådet. Revisionsberättelsen skall innehålla förslag till beslut i ministerrådet huruvida årsredovisningen kan godkännas.


§ 6 Offentlighet

I fråga om offentlighet av NORDBOKs handlingar skall i möjligaste mån tillämpas det lands bestämmelser där sekretariatet befinner sig.


§ 7 övrigt

Nordiska ministerrådet (kulturministrarna) beslutar om ändring, tillägg eller upphävande av dessa stadgar.